Sajamski prostor i promocija

Uređenje sajamskog prostora ne smije se više uzimati zdravo za gotovo, prošla su vremena kada je sajamski prostor imao isključivo izložbenu ulogu, statičnog štanda.

Danas su izložbe na sajmovima sastavni dio promidžbene strategije tvrtke te s time u skladu moraju zadovoljiti temeljne estetske i ostale promidžbene kriterije.

Sajmovi su značajni poslovni inkubatori i punktovi sklapanja novih suradnji, ali i održavanja postojećih, zato se prilikom odluke izlaganja na sajmu treba definirati cilj izlaganja.

Postoje tri osnovna cilja izlaganja:

• razvoj imagea tvrtke
• predstavljanje proizvoda
• prodaja proizvoda ili usluga

Sukladno odabranom cilju razvija se promidžbeni, prodajni i izlagački koncept sajamskog prostora.

Razvoj imagea tvrtke

Ukoliko izlagač na sajmu želi predstaviti image tvrtke, izlaganje će biti usmjereno prema njegovim baznim karakteristikama prepoznatljivosti. Uređenje sajamskog prostora pratit će kućna boja, slogan, zaštiti znak te dodatni promotivni sadržaj kojim će se predstaviti i razvijati image tvrtke tj. značajke njegovog imagea. U zadnje vrijeme je moderno sukladno eksternoj komunikaciji tvrtke uspostaviti neposredni kontakt sa korisnikom.

Stoga mnoge tvrtke uređuju sajamski prostor "otvorenog tipa" gdje uspostavljaju neposrednu komunikaciju sa sudionicima. Takvi "štandovi otvorenog tipa" opremljeni su "chill out" prostorijama ili konzolnim punktovima gdje posjetitelji provode vrijeme te se upoznaju sa misijom, vizijom i ciljem tvrtke. Ovakav pristup uređenja sajamskog prostora posebno njeguju tvrtke IT industrije koje na ovaj način razvijaju plemena korisnika sa kojima imaju neposrednu komunikaciju.

Predstavljanje proizvoda

Uređenje sajamskog prostora za predstavljanje proizvoda ovisi zapravo o vrsti proizvoda. U svakom slučaju ako je to osnovni cilj, uređenje prostora mora odisati svim važnim obilježjima proizvoda. Vitrine ili izložbene police trebale bi sadržavati makete i uzorke proizvoda, boja i logo moraju dominirati prostorom, a ukoliko je moguće i to dozvoljavaju propisi organizatora sajma svakako bi bilo dobro urediti prostor u kojem će se moći isprobati, testirati ili konzumirati proizvod.

Prodaja proizvoda ili usluga

Ovo je najkomercijalniji vid izlaganja i zapravo ne zahtjeva neki poseban dizajn, najčešće se radi o usluzi ili proizvodu koji ima svoju potrošačku grupu i na izlagaču je da samo dobro obavijesti posjetitelja o postojanju svog izložbenog prostora. Ovakvi, prodajni prostori podrazumijevaju štand otvorenog tipa sa skladišnim prostorom.

Postupak primjene i uređenja sajamskog prostora

Kada se odredio cilj nastupa na sajmu i samim time neki osnovni princip uređenja sajamskog prostora, potrebno je odrediti i naručiti temeljne tehničke odrednice štanda, sekundarne tehničke uvjete štanda, smještaj štanda te razmotriti dodatne usluge i potrebe koje zahtjeva izlaganje na sajmu kao i koje ustanove ili odjeli unutar organizacije sajma mogu pomoći pri realizaciji posebnih uvjeta izlaganja.

Faze realizacije i uređenja sajamskog prostora:

1. Narudžba za promociju izlagača ili prijava izlagača – ova narudžba / prijava provodi se u pisanom obliku i sadržava detaljne uvjete i potrebe izlagača. Većina organizatora sajmova narudžbe / prijave već ima standardizirane u obliku obrasca koji izlagač samo popuni sukladno svojim zahtjevima.
2. Prihvaćenje i razmatranje uvjeta izlaganja i organizatora – uvjeti izlaganja predočeni su izlagaču u pisanoj formi i oni su uvjet temeljne suradnje izlagača – organizatora. Prikazani su u obliku pravilnika kojeg se stranke pridržavaju obostrano prilikom realizacije posla.
3. Osnovne i sekundarne tehničke usluge – sukladno narudžbi koja već definira osnovne tehničke zahtjeve izlagača (oblik štanda i dimenzija štanda), ovim putem se definira cijena tih usluga. Cijena se definira sukladno veličini štanda, a ona je otprilike od 200 kn/m2 za neuređeni paviljonski prostor što dodatno podrazumijeva standardno ili osnovno uređenje paviljonskog prostora po cijeni od 150-250 kn/m2. Osnovne tehničke usluge podrazumijevaju još:
   • električne usluge koje se vrednuju po jačini priključka i razvodne ploče pa njihova cijena seže od 600-1500 kn po priključku,
   • mogućnost zasebnog telefona,
   • priključak vode koji se vrednuje od klasičnog ulazno-izlaznog priključka vode do zahtjevnijih modela koji uključuju priključke za perilicu suđa ili bojler. Cijena priključka vode sukladno prethodno navedenoj kategorizaciji je od 400 do 600 kn po komadu. (cijene su izražene u prosječnoj vrijednosti sukladno cjenicima sajmova u Hrvatskoj)
4. Odabir materijala za izradu štanda – iako se oni također ubrajaju u tehničke uvjete izlagača, nisu primarno uvjet koji treba osigurati organizator sajma jer poneki izlagači konstruiraju i dizajniraju štandove od materijala koji nisu u standardnoj ponudi organizatora sajma. Temeljna ponuda organizatora podrazumijeva aluminijske, pleksi i iver profile. Naravno da sukladno prethodno navedenim uvjetima korištenja izložbenog prostora izlagač može urediti izložbeni prostor materijalom kojim on želi. Kao npr. tvornica drva ili namještaja kao temeljni materijal izgradnje štanda, sukladno svojoj djelatnosti, izbrat će drvo te će na taj način biti prepoznatljiva potrošaču.
5. Dizajn štanda i emocionalni efekt štanda – kada se utvrde formalni uvjeti tehničkih potreba štanda potrebno ga je urediti u skladu sa potrebama tvrtke izlagača, ali zapravo primarno s emocionalnim potrebama kupaca. Cijeli izložbeni prostor mora biti funkcionalan, ali isto tako zanimljiv te privlačan potrošaču. Kako je pravilo kod proizvoda da je privih 5 sekundi najvažnije za privlačenje pažnje kupca ista poruka vrijedi i za uređenje sajmišnog prostora. U ovom kontekstu iznimno je važno "poigrati se" glazbom, rasvjetom, bojama i događanjima na štandu. Osnovno pravilo je privući i zainteresirati što više ljudi jer kako se kaže: "Masa privlači masu". Ovo su neki od prijedloga koji mogu privući pažnju posjetitelja:

• organizacija zabavnih događanja, poput: nagradnih igara, zabavnih skečeva i degustacija,

• glazba – sukladno imageu vaše tvrtke odaberite glazbu koja će svirati na štandu. Opće je poznato da ljude privlači glazba i zvukovi, dobro je odabrati što specifičnije zvukove, a ako to prostor i djelatnost odobrava mogu se koristiti i zabavni glazbeni hitovi,

• boje – pored prepoznatljivosti kućnih boja, prostor je dobro istaknuti bojama koje svakako privlače pozornosti poput: narančaste, crvene, ili se možete poigrati svijetlom pa od nekih neutralnih boja poput bijele napraviti blještavi prostor.
• rasvjeta je ključni element u privlačenju pozornosti, što više svijetla iz različitih kutova i na različitim mjestima štanda to bolje. Ukoliko to prostor i djelatnost dozvoljava možete se instalirati svijetlo različitih boja.

U svakom slučaju najveću pozornost privlače štandovi koji zadovoljavaju temeljne ljudske potrebe Maslovljeve ljestvice:

• fiziološke potrebe (osigurajte na štandu grickalice, promotivne čokoladice, sokiće i sl.),
• sigurnost (koristiti što više postojanih materijala poput drva i aluminija kako bi se izbjegao efekt "krhkosti"),
• socijalizacija (osigurati razne zabavne sadržaje, druženja ili "chill out" prostor),
• samopotvrđivanje (omogućiti posjetitelju osjećaj "win-win" efekta puta nagradnih igara, tombola i sl.).

Specifični uvjeti izlaganja

Ponekada izlagač koristi dio izložbenog materijala ili programa koji nema domaće porijeklo. Ovo je najčešće primjer tvrtki koje su predstavništvo neke strane korporacije u tuzemstvu te stoga sukladno svom asortimanu imaju potrebu uvesti izloške iz inozemstva od strane matične tvrtke. Osim navedenog ista problematika prisutna je tijekom organizacije međunarodnih sajmova gdje strani izlagač uvozi promidžbenu robu bez tržišne komercijalne osnove u zemlju organizatora sajma. U ovim slučajevima izlagaču je potrebna usluga "sajamskih poslova".

Specifičnost sajamskog posla upravo je u tome što dokumentacija i cjelokupan proces prati robu koja nema svoje tržišne vrijednosti tj. nije namijenjena daljnjoj distribuciji, nego ima reprezentativnu ulogu, za razliku od ostalih unosa robe na sajam gdje roba ima daljnju trgovačku vrijednost i namijenjena je daljnjoj distribuciji na tržištu kojem se plasira. Uslugu sajamskih poslova u većini slučajeva danas nude razni špediteri u okviru organizacije sajmova, stoga je potrebnu prilikom ugovaranja izlaganja s organizatorom dogovoriti i tu mogućnost kako sam izlagač ne bi gubio vrijeme na carinske i druge propise koji uređuju sajamske poslove.

Unutar osnovne ponude, organizator sajma nudi dodatne usluge poput:

• izdavanje kataloga izlagača,
• konferencijske usluge,
• gastronomske usluge,
• press organizacije.

Veliki broj izlagača nije upoznat sa ovim specifičnim uvjetima izlaganja pa je vrlo važno napomenuti i njih, jer u većini slučajeva njihovo korištenje u okviru cjelokupne organizacije znatno umanjuje cijenu umjesto da izlagač neku od tih djelatnosti izvodi sam u svojoj režiji.

U skladu s predstavljenom temom može se istaknuti da je sajamska promocija vrlo čest oblik promocije u svijetu, no većina izlagača ili potencijalnih izlagača ne zna kako i na koji način realizirati i urediti sajamski prostor i izložbu. Svjesni tih problema postanu tek u trenutku kada se uhvate u koštac sa samom organizacijom. Iako na oko jednostavan proces promocije, on je vrlo kompleksan pa je ponekad dobro, ukoliko tvrtka nema sektor koji se isključivo bavi promocijom, da uređenje i realizaciju sajamske promocije prepusti stručnjacima i agencijama koje se bave tim poslom. Za sve one koji smatraju da im je uređenje sajamskog prostora i realizacija sajamske promocije jedan novi izazov, neka prvo dobro razmotre svoje ciljeve i mogućnosti, a zatim neka krenu u realizaciju. Sretno!

Marija Šinković Bečić